仕事内容2024年に全社オフィス移転を行いました。
移転後もより良くするための改善や新規施策など進めて行く予定でおり、新オフィスのファシリティ管理全般をお任せいたします。(現在は総務チームリーダーがメイン担当として進めていますが、入社後は徐々に引継ぎ、メイン担当として対応いただきます)
また、ファシリティ管理以外の総務業務も一部になっていただきますし、別業務においても担当者不在時には一通り対応できるようになって頂きたいため、順次経験して頂く予定です。
オフィス移転という大きなプロジェクトは完了しましたが、実際の運用はまさにこれからです。
移転直後は様々な改善点・修正点が発生しますので、このタイミングでファシリティ管理に携わると通常よりも濃い経験ができると思っています。
また、ファシリティ管理にとどまらず、さらなる働きやすさの向上、ブランディング等で“見せるオフィス”を作っていくこと、またそれらを他チームとも協業し、外部に発信して事務所をアピールしていくことも必要です。
どのようにすれば、それらを充実させられるのか、を考え、試し、見直し・・・などに携われる、とてもやりがいがあるポジションです。
〇総務業務
・職場環境関連業務(オフィス設計・管理、什器・備品・機器管理)
・法務関連業務(印章管理、定款・謄本・商標登録等の管理等)・重要書類管理業務(契約書/事務所各種保険証券原本管理等)
・広報(社内ポータルサイトの企画・運営・管理)・マーケティング(サイトの企画・運営・管理を含む)・ブランディング
・所内行事(社内交流会、忘年会・納会・OBOG会など)、各種イベントの企画・運営
・消防・防災関連業務(BCP等)
・福利厚生制度管理
・その他庶務業務、共益業務
●在宅勤務について
現物を扱う印鑑管理、郵便作業、配達業者の応対等があるため、基本的には出社での業務となります。
ご自身の用事などで、在宅勤務が必要となった際には総務チーム内で各業務調整を行い、取得することはできます。(現在のスタッフの取得状況は月0～数回程度)
●フレックスタイム制度について
フレックスタイム制度を導入していますが、総務チームは業務の性質上、就業時間は稼働している必要があり、自由にフレックスタイム制度を取得できるポジションではありません。
もちろん、通院やご家庭の事情など、どうしても都合がつかない時は事前に相談の上、他チームメンバーと業務調整をして取得することは可能です。
●残業・休日出勤について
総務チームの平均残業時間は20時間以下／月(7時間労働)ですが、ファシリティ担当のポジションは就業時間外の業者の対応(ビルのシステムを停止して対応しなければならない事もある)や土日祝日の工事立ち合いなど、
年に数回対応しなければならない場面が発生します。土日祝日出社の場合は代わりに平日にお休みを取っていただきますが、チーム平均残業時間よりは多くなる傾向があります。
経験・資格【必須要件】[1] ～[3] 以下のいずれかに当てはまる方
[1] 事業会社でのファシリティ管理のご経験
(ファシリティ管理＝家賃交渉、業者折衝、B工事／C工事現場監理・対応、改善提案、社内意思決定交渉、オフィス移転、契約周りの法的整理業務など)
[2] 事業会社での総務経験(ファシリティ管理以外可)
[3] 建設会社やビル管理会社等で(直接担当していなくても)物件の管理や施工などの流れがわかっている
【歓迎要件】
●BCP対応のご経験
●選考ポイント
●気持ちよく仕事ができるか
面倒な業務やあまり自分の好きな業務でなかったとしても「事務所のために」「社員が快適に働けるために」という気持ちで対応できるバックオフィスのマインドがあるか。
●Officeスキル
ブラインドタッチ、Excelでの簡単な表作成・議事録作成など基本的なスキルが身についていないと業務スピードにはついていけないかもしれません。
●臨機応変さ
自然災害などの緊急対応の指揮を執るのも総務となります。また、日々の困ったことの問い合わせの多くが総務あてに連絡が入ります。そういった予測のつかない事項に対しても丁寧にかつ迅速・臨機応変に対応できるバイタリティが必要です。
推奨年齢
勤務地
想定年収
Recruiting No.
社名
事業内容
【中央官庁所管 特別民間法人（従業員数：約4000名）】 内部統制アドバイザー
【水処理プラントの全国展開するエンジニアリング会社】 監査室 全社・グループ会社の内部監査
【東証プライム上場 財閥系 総合重機械メーカー】 業務部門 特殊機械サービス部の財務経理職（防衛装備品製造業を営むグループ会社へ出向）
